Generell wird immer an einem Aktenordner festgelegt, welche Gruppen schreibend und/oder lesend auf den Ordner und damit natürlich auf alle darin enthaltenen Dokumente zugreifen können.
Ab enaio® 8.50 besteht die Möglichkeit, unabhängig von dieser Zugriffsberechtigung, einzelne Dokumente für bestimmte Benutzer freizugeben, wobei diese Berechtigung zeitlich limitiert ist.
Diese Freigabe-Funktion ist optional und muss administrativ eingerichtet werden; sie steht Ihnen also unter Umständen (noch) nicht zur Verfügung!
Eine solche Freigabe lässt sich wie folgt einstellen:
Klicken Sie das Dokument, welches Sie freigeben möchten, mit rechter Maustaste an.
Es erscheint das bekannte Aktionsmenü; wählen Sie „Freigeben“
Es erscheint folgende Maske, in welcher Sie im linken Bereich die Benutzer bzw. Personen auswählen, welche auf das Dokument zugreifen dürfen.
In den Auswahlfeldern daneben legen Sie fest, in welchem Zeitraum der Zugriff möglich sein soll (...freigeben von - bis) und welche Zugriffsrechte , der/die User auf den Eintrag erhalten sollen (...freigeben mit Recht).
Hier kann getrennt für das Datenblatt (= Indexdaten) und die eigentliche Datei (= Inhalt) der Schreib-Zugriff festgelegt werden.
Zudem können Sie für die User noch einen Hinweis mitgeben.
Alle Dokumente, die Sie freigegeben haben, können Sie über folgenden Menüpunkt einsehen
Hier haben Sie Möglichkeit, diese Freigaben (über rechte Maustaste!), zu bearbeiten oder auch wieder aufzuheben
Allerdings lässt sich beim nachträglichen „Bearbeiten“ einer solchen Freigabe, der bereits ausgewählte Benutzerkreis nicht mehr einschränken oder erweitern. Alle anderen Optionen dagegen, wie der Zeitraum der Freigabe, oder die Berechtigungsart selbst, können bei Bedarf angepasst werden.
Die betreffenden Benutzer bzw. Empfänger sehen solche freigegebenen Dokumente über folgenden Menüpunkt in enaio®
Auch hier werden die Einträge in einer separaten Kartei aufgelistet
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