Sie können in enaio® ein Dokument auch in mehreren Aktenordnern ablegen.
Dies ginge z.B. durch eine direkte Kopie.
Wenn aber ein Dokument noch weiterbearbeitet wird und die Änderungen oder Aktualisierungen auch in den anderen Aktenordnern stets aktuell sein sollen, stehen Ihnen folgende zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
In beiden Fällen greift man immer auf die gleiche Datei zu. Der Eintrag selbst wird nicht kopiert!
Es werden nur Verlinkungen auf das Dokument gesetzt.
Betrachten wir zunächst die Option „Standort hinzufügen“:
2.8.1 Standort hinzufügen
Bitte folgendes beachten: Diese Funktion kann durch das Archivieren oder Aussondern von Akten
(Aktenführung) automatisch deaktiviert werden.
Man öffnet zunächst den Ausgangsordner (= Ordner A) und den Ziel-Ordner (= Ordner B).
Nun wird das betreffende Dokument mit gedrückter rechter Maustaste von Ordner A in den Ordner B gezogen. Hierbei den Cursor zunächst auf den Ordner B ziehen, der Ziel-Ordner wird damit automatisch in den Vordergrund geholt.
Wichtig: Die rechte Maustaste hierbei weiterhin gedrückt halten!
Anschließend den Cursor in den Ordner bewegen.
Erst jetzt die rechte Maustaste loslassen; damit erscheint folgendes Menü.
Wählen Sie nun „Standort hinzufügen“
Bestätigen Sie folgende Abfrage noch mit „Ja“
Nun wird der Eintrag auch im Ordner B angezeigt
Entsprechend kann der Eintrag natürlich noch in weiteren Ordnern abgelegt werden.
Will man nun wissen, in welchen Ordnern das betreffende Dokument abgelegt ist, so kann man durch Anklicken des Dokuments mit rechter Maustaste, die „Standorte und Verknüpfungen“ aufrufen
Die Standorte werden in einer eigenen Trefferliste angezeigt
Die Standorte lassen sich auch über das Datenblatt des Dokuments einsehen.
Hier wird auf dem Register „Akte“ in Klammern angezeigt, an bzw. in wie vielen Standorten der Eintrag abgelegt ist.
Mit den blauen Pfeiltasten (neben dem Speichern-Button) kann man durch diese Ordner auch
durchschalten.
Bitte beachten Sie:
Auch wenn ein Dokument in mehreren Ordnern, über die Aktion „Standort hinzufügen“, eingetragen wurde, so liegt doch immer nur EIN Datenblatt und EINE Datei vor.
Es ist also vollkommen unerheblich, von welchem Ordner aus der Eintrag geöffnet oder auch bearbeitet wird. Eine Änderung am Datenblatt oder der Datei, schlägt sich auf alle Standorte durch!
Beim Löschen dagegen wird nur der eine, spezifische Standort des Eintrags gelöscht.
2.8.2 Verweisdokument anlegen
Bitte folgendes beachten: diese Funktion kann durch das Archivieren oder Aussondern von Akten
(Aktenführung) automatisch deaktiviert werden.
Auch hierzu wird das betreffende Dokument zunächst mit gedrückter rechter Maustaste vom Ordner A in den Ordner B gezogen (siehe auch Erläuterungen oben).
Nach dem Loslassen der Maustaste im Zielordner erscheint wieder ein Menü.
Sie wählen "Hier Verweisdokument anlegen"
Nun geht ein Datenblatt mit der Überschrift "NEU" auf.
Das ist einer der wesentlichen Unterschiede zu einem "Standort"-Eintrag!
Bei einem Verweisdokument wird ein weiteres Datenblatt für den Eintrag angelegt.
Die Datei selbst jedoch, auf welche dieses Blatt verweist, wird nicht kopiert.
Sie liegt weiterhin nur einmal vor; das Datenblatt wird also auf die bestehende Datei verlinkt!
Oder anders ausgedrückt:
Über der Datei liegen nun zwei Datenblätter!
Bei diesem neuen Datenblatt werden alle Infos vom ursprünglichen Datenblatt automatisch übernommen.
Man kann aber natürlich z.B. den Dokumententitel jederzeit anpassen.
So haben wir in unserem Beispiel den Text noch um den Hinweis "... - Verweis" ergänzt.
Nach dem Speichern des Datenblatts wird das "Verweisdokument" im Ziel-Ordner wie folgt angezeigt
Im Unterschied zur "Standort"-Funktion, sieht man im Fall von Verweisdokumenten auf den Datenblättern keine Infos zu den Ablageorten des Eintrags.
Es lassen sich aber, analog wie bei den "Standorten", durch Anklicken des Eintrags mit rechter Maustaste, auch wieder die "Standorte und Verknüpfungen" aufrufen
Bitte beachten Sie:
Nur hierüber kann das Dokument bearbeitet werden!
Wenn Sie dagegen das "Verweisdokument" per Doppelklick öffnen, wird das Dokument selbst grundsätzlich immer schreibgeschützt angezeigt!
Wollen Sie ein Verweisdokument löschen, markieren Sie den Verweis und drücken Sie dann die Entfernen- Taste. Alternativ können Sie auch durch Rechtsklick und der Auswahl "Löschen" den Verweis entfernen.
Sie erhalten damit eine Meldung der folgenden Art, die Sie noch bestätigen müssen.
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