Die Variantenverwaltung ist eine einfache und komfortable Möglichkeit, Dokumente in unterschiedlichen Bearbeitungszuständen (Varianten) in enaio® zu verwalten, ohne dass jede Version ein eigenes Objekt in der Trefferliste darstellt. Sie können mit der Variantenverwaltung auch eine Quasi-Versionierung Ihrer Dokumente vornehmen.
Ob ein Dokument eine oder mehrere Varianten beinhaltet, erkennen Sie an folgendem Symbol in der Trefferliste im enaio®:
(vgl. auch 9 enaio® Symbole und Ihre Bedeutung)
2.3.1 Anlegen einer neuen Variante
Die Grundvoraussetzung zum Erzeugen einer Variante ist ein vorhandenes Dokument, auf welches Sie Editier-Rechte besitzen. Markieren Sie das gewünschte Dokument, rufen mit der rechten Maustaste das Kontextmenü auf und wählen Sie hier Varianten aus.
Es erscheint das Fenster Variantenverwaltung. Klicken Sie auf den Button aus Original:
Wenn das Dokument noch keine Variante besitzt, wählen Sie Hauptvariante 1.0.0 aus.
Technisch gesehen wird eine Kopie des Dokumentes erzeugt und unter der Hauptvariante 1.0.0 in enaio® abgelegt und sofort zum Bearbeiten geöffnet.
Schließen Sie nun das Dokument, sehen Sie in enaio® , dass neben dem Original (dem Ursprungsdokument) die neue Variante gespeichert wurde.
WICHTIG:
Sie sehen vor jeder Variante ein Kästchen; durch Anklicken des Kästchens wird dort ein
Haken eingetragen. Dieser Haken steuert die sogenannte Aktive Variante, sprich: nur die Variante des Dokumentes die den Haken besitzt, wird auch durch Doppelklick in einer Trefferliste angezeigt. Somit steuern Sie, welche Variante (Version) des Dokuments aktiv ist und angezeigt werden soll.
2.3.2 Anlegen einer neuen Variante/Variantendokument
Die Anlage einer neuen Variante aus einem Variantendokument bietet Ihnen die Möglichkeit, bereits bestehende Dokumente (egal in welcher Form) als neue Variante/Version des Dokuments in enaio® zu führen. Das kann beispielsweise ein unterzeichneter Vertrag, der als Bilddatei vorliegt, sein, den Sie zum Original-Vertrag, der aus Word erstellt wurde, hinzufügen möchten.
Gehen Sie dabei, wie in Kapitel 4.3.1, vor.
Nur wählen Sie nicht aus Original, sondern aus neuem Dokumentund wählen Sie auch hier wieder eine Variantennummer.
Nun erscheint ein Auswahlfenster, in welchem Sie über die Radio-Buttons steuern, ob das Dokument kopiert oder verschoben werden soll (unsere Empfehlung lautet: aus Datei kopieren).
Wenn Sie auf OK klicken öffnet sich der Datei Auswahldialog – wählen Sie hier das Dokument bzw. die Datei aus, welche(s) in enaio® als Variante abgelegt werden soll und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Öffnen.
Die neue Variante ist nun in enaio® abgelegt. Vergessen Sie nicht, über den Haken die Aktive Variante zu definieren!!!
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