Häufig gestellte Frage

Um den Workflow zu steuern, werden einige Fristen global in der Konfiguration, andere auf den einzelnen Akten hinterlegt. Globale Fristen sind:

• Erinnerungsfrist: Der zeitliche Abstand zwischen der Erinnerung eines Verantwortlichen und dem Schließen einer Akte. Die Erinnerung gibt dem Verantwortlichen die Möglichkeit, das automatische Schließen einer Akte zu verhindern. Der Erinnerungszeitraum wird in der zentralen Konfiguration („Anwendernachricht“) global für den gesamten Aktenschrank definiert und sollte so gewählt sein, dass übliche Urlaubszeiträume damit abgedeckt sind, da es keine Vertreterregelungen für Erinnerungen gibt.

• Transferphase: Die Transferphase definiert die Dauer, in der eine Akte zum Beginn der Aufbewahrung noch wiedereröffnet werden kann. Dieser Zeitraum wird global für den gesamten Aktenschrank definiert.

Andere Fristen werden auf den einzelnen Akten definiert. Sie werden, sofern im Aktenplan hinterlegt, bei der Anlage einer Akte vorbelegt, können aber durch den Verantwortlichen der Akte angepasst werden:

• Schließfrist: Die Zeit, die eine Akte nicht mehr bearbeitet wird, bevor sie automatisch geschlossen wird. Anhand dieser Frist wird das nächste automatische Schließdatum bei jeder Bearbeitung neu berechnet. Die Schließfrist muss länger sein, als die globale Erinnerungsfrist. Erfolgt eine Erinnerung im Status „offen“, kann das Schließen noch nicht verhindert werden. Dies steht erst im Status „wird geschlossen“ zur Verfügung.

• Aufbewahrungsdauer: Die Aufbewahrungsfristen hängen an zahlreichen gesetzlichen Regelungen, können aber auch durch individuelle Vorkommnisse beeinflusst werden. Zum Beispiel kann ein Rechtsstreit oder ein Widerspruchsverfahren sich hemmend auf die Aufbewahrungszeit auswirken. Es ist zwar möglich, über die Aktenplankennzeichen Vorgaben zu hinterlegen. In der Praxis müssen diese aber durch den Verantwortlichen einer Akte überschrieben werden können.