Der Workflow zur Abbildung des Lebenszyklus wird noch etwas detaillierter im Aktenstatus abgebildet. Dies dient zur Steuerung der Übergangsphase zwischen Bearbeitung und Aufbewahrung:
-Offen: eine Akte angelegt wurde und wird laufend bearbeitet.
-Wird geschlossen: eine Akte wurde nicht mehr bearbeitet, aber auch durch den Verantwortlichen noch nicht geschlossen. Das System merkt die Akte daher zum Schließen vor. Wird die Akte in dieser Phase wieder bearbeitet oder das Veto durch den Verantwortlichen eingelegt, wechselt die Akte wieder zum Status "Offen". Die Zeit der Nichtbearbeitung, nach der eine Akte automatisch geschlossen wird, ist je Akte steuerbar (Feld "Automatische Schließfrist"). Wurde in der Akte die Benachrichtigung beim Schließen aktiviert, erhält der/die Verantwortliche eine Nachricht als Wiedervorlage und sofern die E-Mail-Adresse hinterlegt und der E-Mail-Versand konfiguriert ist, eine Erinnerung per E-Mail.
-In Transferphase: Diese Phase zählt bereits zur Aufbewahrung. Jedoch kann eine Akte aus diesem Status wiedereröffnet werden. Die Länge der Transferphase ist in der zentralen Konfiguration hinterlegt und nicht je Akte steuerbar.
-In Aufbewahrung: Die Akte wurde während der Transferphase nicht wiedereröffnet und kann nun auch nicht wiedereröffnet werden. Die Aufbewahrungsphase bildet zusammen mit der Transferphase die Aufbewahrungsdauer bis zur Aussonderung. Die Aufbewahrungsdauer ist je Akte steuerbar (Feld "Aufbewahrungsdauer").
-In Aussonderung: Die Akte hat ihre gesetzliche Aufbewahrungszeit hinter sich gelassen und kann aus fachlicher Sicher vernichtet werden. Vor der Vernichtung prüft das Archiv, ob für das Archiv relevante Daten vorhanden sind, um entsprechende Akten oder auch Teile von Akten ins Archiv zu übernehmen.
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