Häufig gestellte Frage

Dieses Kapitel beschreibt alle Möglichkeiten, Dokumente, Akten und Register anzulegen.

2.2.1 Aktenerstellung

Um Dokumente in enaio® ablegen zu können, benötigen Sie eine Akte als Ablageort.

Im Kapitel 4.1.1 wurde erläutert, wie Sie vorhandene Akten suchen können.

Sollte die benötigte Akte noch nicht im System vorhanden sein, können Sie diese wie folgt erstellen.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Navigation (oder Objektsuche) auf Akte, und wählen Sie im Kontextmenü Neu aus.

Es öffnet sich die Verschlagwortungsmaske zur Akte.

Füllen Sie hier nun alle notwendigen Felder aus (alle unterstrichenen Felder sind Pflichtfelder):

2.2.1.1 Aktenplantitel

Da in der Praxis verschiedene Aktenpläne zum Einsatz kommen können (z.B. Boorberg 81, Boorberg 21, Produktplan B-W, etc.), wird, in Abhängigkeit des gewählten Aktenzeichens, der betreffenden Plan hier automatisch mit angezeigt.

2.2.1.2 Aktenplankennzeichen / Beschreibung (Aktenplankennzeichen)

Um eine Akte anlegen zu können, müssen Sie ein Aktenzeichen mitgeben.
Hier unterstützt Sie enaio® ... klicken Sie auf den Button der sich hinter dem Feld Aktenplankennzeichen befindet. Es öffnet sich eine Suchmaske folgender Art

2.2.1.3 Aktentitel

Der Aktentitel entspricht dem, was Sie in Papierform auf den Aktendeckel oder Ordnerrücken notiert haben.

2.2.1.4 Aktenbemerkung

In diesem Feld können Sie einen Hinweis oder eine Bemerkung zur Akte eintragen – diese Angabe ist freiwillig.

2.2.1.5 Aktenzeichen

Jede Akte erhält in der E-Akte eine eigene, individuelle Nummer ... um diese müssen Sie sich nicht kümmern, sie wird vollautomatisch vom System vergeben.

2.2.1.6 Spezifizierung nach Aktenplan21 (Objektgruppe etc.)

Mit den Feldern für die Objekt- und Schemazuordnung können Akten zu Schema oder Objekten
hinzugefügt werden. Die Auswahl wird erst aktiv, wenn bei dem gewählten Aktenplankennzeichen ein Schema bzw. Objekt hinterlegt ist.
Die Auswahl eines Objekts oder Schema erfolgt über den Button hinter dem jeweiligen Feld.

2.2.1.7 Vorlage

Damit kann, soweit entsprechende Vorlagen bereits angelegt wurden, auf eine vordefinierte Ordnerstruktur zugegriffen werden.
Dies ist dann hilfreich, wenn Aktenordner angelegt werden müssen, welche immer den gleichen Aufbau, also die gleiche Register- bzw. Vorgangsstruktur haben.
Klicken Sie hierzu auf den Button hinter dem Feld Strukturvorlage. Es öffnet sich folgende kleine Suchmaske

Doppelklicken Sie auf die gewünschte Vorlage
Damit wird der neue Ordner automatisch mit der hinterlegten Registerstruktur aufgebaut

Um eine neue Aktenstruktur-Vorlage bei Bedarf zunächst anzulegen, gehen Sie folgt vor:

Diese Funktion ist von den eingestellten Berechtigungen abhängig.
Im Navigationsbereich mit rechter Maustaste auf X | Aktenstruktur klicken und "Neu" wählen

Geben Sie Ihrer Vorlage einen Namen.

Zudem können Sie einstellen, wer bzw. welche Gruppen diese Vorlage verwenden dürfen (= Zugriff für) und wer diese Vorlage ggf. ändern darf. Hier sollten Sie auf jeden Fall "Ihre" Ämtergruppe eintragen, da Sie sich ansonsten von der Bearbeitung der Vorlage selbst ausschließen würden.

Nach Klick auf den Button Speichern wird die neue Aktenstruktur-Vorlage sofort geöffnet.
Nun sind die gewünschten Register in der Vorlage anzulegen.
Hierzu mit rechter Maustaste in den Bereich der Vorlage klicken und neues Element wählen

Es ist lediglich der Name des Registers zu erfassen, z.B.

Alle erfassten Register erscheinen dann wie folgt in der Vorlage; Bsp:

2.2.1.8 Berechtigungen/Schreib-/Lesezugriffenaio

® hat eine integrierte Berechtigungsverwaltung, die es ermöglicht (anders als auf dem Filesystem), eine Akte unterschiedlichsten Benutzergruppen zugänglich zu machen.
Um Berechtigungen zu vergeben, klicken Sie einfach auf den Button hinter dem Feld Schreibzugriff bzw. Lesezugriff. Es öffnet sich ein Fenster, das auf der linken Seite alle Gruppen anzeigt die zur Verfügung stehen; auf der rechten Seite werden alle Gruppen angezeigt, die bereits zugewiesen wurden:

Klicken Sie einfach doppelt auf die Gruppen, um Sie der anderen Seite zuzuweisen. Speichern Sie Ihre Änderungen mit OK.

Grundsätzlich gilt beim Schreibzugriff:
Wer in einer der eingetragenen Berechtigungsgruppen enthalten ist, hat vollen Zugriff auf die Akte (analog der Papierakte).
Beim Lesezugriff dagegen, haben die ausgewählten Gruppen nur lesenden Zugriff auf die Akte.
Es macht also keinen Sinn, ein und dieselbe Gruppe in beide Zugriffsfelder aufzunehmen!

Wenn Sie alle Felder ausgefüllt haben Klicken Sie auf OK und die Akte wurde angelegt.

2.2.2 Vorgang erstellen

Sie können in der eben erstellten Akte schon direkt Dokumente anlegen/erstellen.
Sie können aber auch mittels Registern Ihre Akte strukturierter gestalten.

Zur Erstellung eines Registers klicken Sie mit der rechten Maustaste im rechten Bereich der geöffneten Akte und wählen Sie Neu und dann Vorgang.

Tragen Sie im Feld Vorgangstitel die Informationen zum Register ein und klicken Sie dann auf Speichern.

Das neue Register wurde in Ihrer Akte angelegt: 

2.2.3  Dokument erstellen

Dokumente können auf unterschiedlichste Art und Weise in enaio® abgelegt und erzeugt werden:

-Sie können bereits vorhandene Dokumente/Dateien jeglichen Typs in die Akte übernehmen
-Sie können E-Mails direkt in die Akte ablegen
-Sie können Schreiben direkt aus der Akte heraus erstellen und dabei die integrierten Vorlagen von enaio® verwenden

2.2.3.1 Eine bereits vorhandene Datei ablegen

Zur Ablage von vorhanden Dokumenten/Dateien in enaio®, öffnen Sie zunächst den Ablageort, also die Akte oder das Register, in welcher die Datei abgelegt werden soll.

In unserem Beispiel liegt die abzulegende Datei auf dem Desktop meines PCs.


-Öffnen Sie den Windows Explorer
- klicken Sie die Datei mit der linken Maustaste einmal an und halten Sie die Maustaste gedrückt
- Ziehen Sie die Datei mit gedrückter Maustaste auf die Akte in enaio® und lassen Sie die Maustaste los

Es öffnet sich die Verschlagwortungsmaske zum Dokument und Sie sehen, es sind alle notwendigen Felder bereits vorausgefüllt worden:

 Der Dokumententitel wird automatisch mit dem Dateinamen befüllt
 Der Ersteller ist schon eingetragen
 Das heutige Datum ist eingetragen
 Die Schriftstück-ID wird noch automatisch beim Speichern gesetzt;
es setzt sich zusammen aus einer laufenden Nummer und der Jahreszahl
 Abhängig von der Dateiendung wird das Feld Dateityp auch noch automatisch gefüllt

Wenn Sie möchten, können Sie noch eine Typisierung des Dokuments vornehmen.
Klicken Sie hierzu auf den Button hinter dem Feld Dokumentart. Hier befindet sich ein Katalog an Dokumentarten, aus dem Sie eine auswählen können.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie einfach auf Speichern, das Dokument wird in Ihre Akte übernommen.


2.2.3.2 Eine E-Mail ablegen

Zur Ablage einer E-Mail in enaio®, öffnen Sie zunächst den Ablageort, also die Akte oder das Register, in welcher bzw. welchem die E-Mail abgelegt werden soll.

 Öffnen Sie ihr E-Mail-Programm (Outlook, Notes, Groupwise)
 Markieren Sie die zu speichernde E-Mail, d.h. klicken Sie die zu übernehmende E-Mail mit der linken Maustaste an
 Klicken Sie in Outlook auf den Button "Am aktuellen Standort anlegen"

 Nach ein paar Sekunden erscheint die E-Mail im zuvor geöffneten Aktenordner von enaio®

 Folgende Infos werden hierbei automatisch in das Datenblatt eingetragen bzw. übernommen:
- der Ersteller ist schon eingetragen
- das heutige Datum ist eingetragen

Der Dokumententitel (und eine etwaige Bemerkung) ist manuell zu erfassen!

Des Weiteren werden alle E-Mail-spezifischen Felder auf dem Reiter "E-Mail" des Dokuments
vollautomatisch vermerkt:

 Eine auf diese Art und Weise abgelegte E-Mail wird in Outlook mit einer Farbkennung versehen.
Der Standort einer solchen E-Mail in enaio®, kann über den Button "Standort öffnen" eingesehen werden

Bitte beachten Sie:
Alternativ zum Button "Am aktuellen Standort anlegen" (siehe oben) wird Ihnen direkt daneben, unter "Vorschläge", und hier unter der Rubrik "Letzte Standorte" i.d.R. der Aktenordner angeboten, den Sie zuletzt in enaio® geöffnet hatten

Eine neue, zu versendende E-Mail können Sie über den folgenden Button auch sofort mit in
enaio® ablegen. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass Sie zuvor immer den
betreffenden Zielordner in enaio® geöffnet haben sollten!

Drag & Drop-Ablage einer E-Mail (als Alternative zur oben gezeigten Ablage über Buttons!):

 Klicken Sie in Outlook die zu übernehmende E-Mail mit der linken Maustaste einmal an und halten Sie die Maustaste gedrückt
 Ziehen Sie die E-Mail mit gedrückter Maustaste auf die geöffnete Akte in enaio® und lassen Sie die Maustaste los

Es öffnet sich, analog wie oben beschrieben, die Verschlagwortungsmaske zum Dokument und Sie sehen , es sind auch in diesem Fall alle notwendigen Felder bereits vorausgefüllt worden.

 der Ersteller ist schon eingetragen
 das heutige Datum ist eingetragen

Der Dokumententitel (und eine etwaige Bemerkung) ist manuell zu erfassen!

Des Weiteren werden alle E-Mail-spezifischen Felder auf dem Reiter "E-Mail" des Dokuments
vollautomatisch vermerkt.



2.2.3.3 Anhänge einer E-Mail ablegen

Möchten Sie nur den Anhang einer E-Mail in Ihrer Akte ablegen, so ist auch dies möglich.

 Öffnen Sie ihr E-Mail-Programm (Outlook, Notes, Groupwise)
 Öffnen Sie die E-Mail, in der sich der gewünschte Anhang befindet
 Klicken Sie dann den zu übernehmenden Anhang mit der linken Maustaste einmal an und halten Sie die Maustaste gedrückt
 Ziehen Sie den Anhang mit gedrückter Maustaste auf die Akte in enaio® und lassen Sie die Maustaste los

Es öffnet sich, analog wie oben beschrieben, die Verschlagwortungsmaske zum Dokument und Sie sehen, es sind alle notwendigen Felder bereits vorausgefüllt worden.

 der Dokumententitel wird automatisch aus dem Dateinamen des Anhangs übernommen
 der Ersteller ist schon eingetragen
 das heutige Datum ist eingetragen2.2.3.4




Ein Schreiben aus enaio heraus® erstellen (I)

Immer dann, wenn Sie Schreiben verfassen, benötigen Sie die richtige Vorlage und die korrekte
Adresse/Anschrift. Hier unterstützt Sie enaio® und ermöglicht die Erstellung eines Schreibens mit nur wenigen Klicks ...

Die Zielablage/Akte muss bereits geöffnet sein!
Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste in den Inhaltsbereich Ihrer Akte und wählen Sie aus dem Kontextmenü Neu und dann Dokument aus:

Es öffnet sich die Verschlagwortungsmaske des Dokuments:

Der Ersteller, Bearbeitungsstatus und das Dokumentdatum sind bereits automatisch befüllt worden.

Tragen Sie nun den Dokumenttitel ein, dieser kann später 1:1 in das Schreiben übernommen werden.

Die Felder Schriftstück-ID und Dateityp werden automatisch beim Speichern des Dokuments von enaio® ausgefüllt.


Klicken Sie einfach auf den Button hinter dem Feld, es öffnet sich eine Liste oder ein Katalog mit den für Ihre Installation festgelegten Inhalten. Wählen Sie die Dokumentart mit einem Doppelklick aus – diese wird dann in die Verschlagwortungsmaske übernommen.

Um einen Adressaten auszuwählen wechseln Sie auf der Verschlagwortungsmaske auf den zweiten Reiter Brieferstellung:

Wenn Sie im Namen eines anderen Kollegen einen Brief erstellen wollen, sprechen wir von der
Sekretariatsfunktion. Klicken Sie hierzu auf den Button hinter dem Feld zuständiger SB. Es öffnet sich der sogenannte "Quickfinder", mit dessen Hilfe Sie in der Mitarbeiterdatenbank nach dem Sachbearbeiter suchen können, für den der Brief erstellt werden soll.

Bitte beachten Sie: Um zunächst alle Such-Felder zu leeren, klicken Sie mit rechter Maustaste auf die Kartei "Stammdaten" und wählen Sie dann "Zurücksetzen"!

Die Person wurde in das Feld zuständiger SB übernommen:

Hinweis:
Wenn Sie ein Schreiben in Ihrem Namen erstellen wollen, müssen Sie keinen zuständigen SB auswählen, enaio® nimmt dies vollautomatisch vor.

Sie können für Ihr Schreiben die in enaio® integrierte Adressdatenbank verwenden oder aber manuell die Briefanschrift im Adressfeld eintragen.
Geben Sie hierbei die Adresse mit Zeilenschaltungen so ein, wie Sie nach Word, also in den Brief
übernommen werden soll. 

Möchten Sie die Adresse dagegen aus der Datenbank entnehmen, klicken Sie auf den Button hinter dem Feld Adressat und wählen Sie, ob Sie eine Institution oder eine Person anschreiben möchten:

In unserem Beispiel möchten wir eine Person anschreiben.
Im sogenannten Quickfinder (es handelt sich hierbei lediglich um eine Suchmaske) können wir nach Adressen suchen.

Tipp: Im Quickfinder können Sie mit rechter Maustaste alle Felder leer setzen, um so anschließend die Suchkriterien anzupassen.

Aus der Trefferliste im Quickfinder wählen Sie den entsprechenden Eintrag mit Doppelklick aus und die Daten werden auf die Verschlagwortungsmaske übernommen.

Das Feld Betreff ist speziell für die Brieferstellung gedacht, d.h. wenn hier eine Eingabe vorgenommen wird, dann wird genau dieser Text in dem erstellten Brief eingesteuert. Bleibt das Feld Betreff dagegen leer, dann wird der Text aus dem Feld Dokumententitel als Betreff ins Word-Schreiben eingesteuert.

Haben Sie nun alle Informationen zum neuen Schreiben erfasst, klicken Sie auf Speichern. Es erscheint folgendes Menü

Hier "Windows-Dokument" wählen.
Nun müssen Sie die Word-Vorlage auswählen, mit welcher der Brief erstellt werden soll

Damit wird automatisch Word gestartet, sofern Sie es nicht schon zuvor geöffnet haben.

Zudem wird die Vorlage gezogen, welche Sie ausgewählt haben. Diese enthält an einigen Positionen Steuerfelder für die Informationen aus dem Datenblatt.

Um diese Steuerfelder zu füllen, in Word die Kartei Start öffnen und hier, unter der Rubrik "enaio®", die Auswahl "Datenübernahme" anklicken.

Nach ein paar Sekunden erscheint eine Box, welche die Datenübernahme anzeigt.

Sie können den Brief nun wie gewohnt schreiben und auch ausdrucken.

Beachten Sie bitte:

Um ein Dokument bzw. ein Entwurf generell zu speichern, verwenden Sie bitte nicht das Diskettensymbol oder die
Tastenkombination Strg + S, sondern verwenden Sie hierfür immer den Button
"Speichern und einchecken" unter der Start-Registerkarte (ab enaio® Version 8.50)

Ansonsten besteht auch die Möglichkeit, das Dokument in Word zu schließen.
Damit erhalten Sie eine Meldung der folgenden Art, die Sie mit Ja bestätigen

Sie müssen sich keine Gedanken über den Namen des Dokuments machen, da Sie das Dokument über das elektronische Aktenplansystem jederzeit anhand der zu dem Brief angegebenen Daten (Datenblatt) wiederfinden können.
Außerdem wird das Schreiben automatisch in dem anfangs gewählten Akten-Ordner abgelegt.

2.2.3.5 Ein Schreiben aus WORD heraus erstellen (II)

Sie können auch Schreiben direkt in WORD erstellen und nachgelagert in Ihrer Akte ablegen. In unserem Beispiel haben wir eine Telefonnotiz erstellt, die wir in unserer KITA-Akte ablegen möchten.

Öffnen Sie zunächst im enaio® die Zielablage/Akte, in der das Dokument abgelegt werden soll!

Klicken Sie dann im WORD auf den Ribbon Start und wählen Sie, unter der Rubrik enaio®, den Eintrag Neu anlegen:

enaio® kommt in den Vordergrund und fragt Sie, in welchen geöffneten Aktenordner Sie dieses Dokument einfügen möchten:

Das Dokument ist nun in der Akte abgespeichert:

2.2.4 Dokument kopieren

2.2.4.1 Kopie im gleichen Ordner erzeugen

Klicken Sie auf das betreffende Dokument im Ordner oder in der Trefferliste mit der rechten Maustaste und wählen Sie aus dem Menü die Aktion "Kopie erstellen"

Anschließend ist das neue Dokument, wie gewohnt, zu verschlagworten.

Bitte beachten Sie, dass bei dieser Kopie alle Informationen vom Datenblatt 1:1 kopiert werden.
Sie müssen ggf. das Erstelldatum oder auch den Betreff bzw. den Dokumententitel anpassen!

Ebenso wird natürlich die hinterlegte Datei 1:1 kopiert. D.h. Sie kopieren bei einem Schreiben das einstmals erzeugte, "fertige" Dokument.
Eine erneute Datenübername der Indexdaten in das kopierte Schreiben funktioniert damit nicht mehr!

Tipp: Wollen Sie für ein Schreiben eine Art eigene Vorlage anlegen, bei welcher eben auch immer die Indexdaten wieder neu übernommen werden können, dann gehen Sie wie folgt vor:

Erzeugen Sie ein neues Schreiben mit dem gewünschten Briefkopf (wie unter Punkt 2.2.3.4 beschrieben). Geben Sie im Betreff vom Datenblatt am besten auch gleich eine Bezeichnung der Art "VORLAGE... xy" mit.
Das Adressfeld lassen Sie bitte leer!


Wichtig: Wenn nun der betreffende Briefkopf zw. die Vorlage in Word geöffnet wurde, führen Sie hier in Wort KEINE Datenübernahme aus!


Schreiben Sie Ihren Brief, d.h. bauen Sie Ihr Schreiben so auf, wie Sie es in Zukunft immer wieder nutzen wollen.
Wenn Sie fertig sind, speichern Sie Ihren Brief, wie gewohnt, über den Button Einchecken.

In Zukunft können Sie nun über die rechte Maustaste (wie oben beschrieben), diese Vorlage bei Bedarf kopieren.
Im Datenblatt der Kopie müssen Sie dann natürlich den Dokumententitel und das Erstelldatum ändern. Ebenso erfassen Sie auf dem kopierten Datenblatt die Adresse bzw. wählen eine Adresse aus dem Adress-Schrank aus!

Wenn Sie nun im Word-Schreiben die Datenübernahme auslösen, werden natürlich diese neuen Infos in Ihr Schreiben eingesteuert.

Ihre ursprünglich angelegte Vorlage dagegen, bleibt mit den Steuerfeldern bestehen.
Das einzige Geheimnis hierbei ist also, bei einer solchen Vorlage eben die Datenübernahme in Word nicht ausführen.

2.2.4.2 Kopie in einem anderen Ordner erzeugen

Öffnen Sie hierzu, neben dem Quellordner A (in welchem sich das zu kopierende Dokument befindet) auch den Ziel-Ordner B in enaio®; also den Ordner, in welchem Sie die Kopie ablegen wollen!

Für die nachfolgende Kopie-Aktion ist es einfacher, wenn nur diese beiden Ordner geöffnet sind.

Ziehen Sie nun aus dem Ordner A das betreffende Dokument mit gedrückter rechter Maustaste auf den Ordner B.

Wichtig: Halten Sie die rechte Maustaste hierbei weiterhin gedrückt!

Damit wird automatisch auf den Zielordner B umgeschaltet.

Nun ziehen Sie den Maus-Cursor nach unten, in den Inhaltsbereich des Ordners.
Erst jetzt die rechte Maustaste loslassen. Damit erscheint folgendes Auswahlmenü:

Damit wird sofort eine Kopie angelegt, das Datenblatt wird als "Neu" gekennzeichnet.

Bitte beachten Sie:
Das Datenblatt, sowie auch das Dokument selbst, werden 1:1 kopiert!

Sie sollten daher sofort den Dokumententitel ändern bzw. ergänzen, sowie ggf. auch das Dokumentdatum aktualisieren.

Nach dem Speichern des Datenblatts, wird das Schreiben in Word geöffnet und kann sofort bearbeitet werden.

Beachten Sie bitte, wie oben erwähnt, dass natürlich auch hier der Betreff, das Datum und ähnliches eventuell anzupassen ist.

An dieser Stelle sei nochmals erwähnt, dass eine "Datenübernahme" von Infos aus dem Datenblatt in das Wort-Schreiben, bei solchen kopierten Einträgen nicht mehr möglich ist. Die Datenübernahme funktioniert nur ein einziges Mal, nämlich beim Anlegen eines komplett neuen
Schreibens.