Häufig gestellte Frage

Sortieren und Gruppieren einer Akte

Sortieren / Sortierung

Für eine bessere Ordnung in einer Akte empfiehlt es sich vorab ein Namensschema für Akten innerhalb eines Aktenplankennzeichens zu überlegen, damit gleiche bzw. ähnliche Dokumente immer gleich benannt werden, z.B. alle Kontoauszüge beginnend mit Kontoauszug. Damit diese dann auch logisch sortiert werden können, wäre es dann ratsam das Jahr zuerst zu nennen und dann den Monat, also z.B. Kontoauszug 2023-01; Kontoauszug 2023-02 usw.

Ein solches Namensschema erleichtert die Suche nach einem bestimmten Dokument in einer Akte ungemein, z.B. über die Funktion Sortierung welche über den rechten Mausklick der jeweiligen Spalte erreichbar ist. Alternativ reicht auch ein linker Mausklick um zwischen aufsteigender und absteigender Sortierung der Spalte zu wechseln. Die Sortierung ist dann am kleinen Pfeil nach unten bzw. oben neben dem Spaltennamen zu erkennen.

Möchte man die ursprüngliche Sortierung nach Eingang wiederherstellen, wählt man im Kontextmenü oder aus.

Diese ursprüngliche Sortierung kann man auch über eine weitere Spalte, Schriftstück-ID, erreichen (rechte Maustaste > Felder für Trefferliste).

In dieser Spalte wird jedem Dokument eine eindeutige Identifikationsnummer nach Eingang vergeben. Sortiert man diese Spalte dann aufsteigend, hat man auch eine Sortierungsmöglichkeit.

Gruppieren / Gruppierung

Gruppierung fasst alle Dokumente mit derselben Spaltenbezeichnung zusammen. Diese Funktion macht für die Spalte Dokumententitel wenig Sinn, da der Dokumententitel für jedes Dokument in der Regel anders ist. Dies kann man aber z.B. für Dokumentendatum oder Erstellt durch benutzen. Wurde das Indexfeld Dokumentenart benutzt, bietet sich auch dieses Feld an.