Die Ablagestruktur ist an der einer herkömmlichen Papierablage mittels Ordnern angelehnt.
Wie auch in Ihrer bisherigen Ablagestruktur gibt es: Ordner – Register – Dokumente.
Übertragen auf enaio® bedeutet das für Sie:
In enaio® gibt es Schränke (z.B. Adress-, Akten-, Mitarbeiter-Schrank), welche in Ordner und Register
untergliedert sein können. Während es beim Schrank „Adressen“ nur Datenblätter für die einzelnen
Adressen gibt, können im Schrank „Akte“ Dokumente abgelegt werden.
Bei der täglichen Arbeit werden Sie in erster Linie die Rubriken Akte – Vorgang – Dokument nutzen.
1.4.1 Ordnerebene - Akte
Der Ordner Akte entspricht 1:1 Ihrer Papierakte, er trägt einen Aktentitel, Aktenzeichen und
Berechtigungsinformationen.
1.4.2 Registerebene
In einer Akte können Sie ein oder mehrere Register bzw. Vorgänge erstellen (so wie sie es auch in der Papierwelt getan haben) :
1.4.3 Dokumentebene
Dokumente jeglicher Art können entweder direkt im Aktenordner oder in Registern abgelegt werden
Bei der Auflistung von Dokumenten in einem Ordner oder einer Trefferliste, werden in den ersten Spalten immer unterschiedliche Symbole zu den einzelnen Einträgen mit angezeigt.
Welche Spalten hier angezeigt werden, hängt von den individuellen „Einstellungen“ ab.
I.d.R. sind immer folgende Info-Spalten zunächst sichtbar.
Mögliche Symbolanzeigen in der 3. Spalte :
0 „Nicht zur Archivierung frei gegeben“
Der Eintrag wird bei Archivierungsläufen auf dem enaio®-Server nicht
berücksichtigt und somit nicht archiviert.
+ „Zur Archivierung frei gegeben“
Der Eintrag wird beim nächsten Archivierungslauf auf dem enaio®-Server
berücksichtigt, also archiviert. Nach erfolgter Archivierung wird bei solchen
Einträgen kein Symbol mehr in dieser Spalte angezeigt.
- „Ohne Seiten“
Falls es sich um diesen Typ handelt, gab es beim Erstellen oder Erfassen
der Datei ein Problem. D.h., es gibt nur ein Datenblatt, die eigentliche Datei fehlt.
Mögliche Symbolanzeigen in der 4. Spalte :
1.4.4 Ablage
Ein besonderer Ablageort in enaio® ist die persönliche Ablage, die Sie direkt über den Menüreiter ANSICHT erreichen. Dieser Speicherort ist ausschließlich Ihnen zugänglich. Er kann verwendet werden, wenn man sich bezüglich des endgültigen Ablageortes noch unsicher ist, aber möchte, dass dieses Dokument schon sicher im System gespeichert wird.
Wichtig
Alle in der Ablage befindlichen Dokumente sind für alle anderen Kolleginnen und Kollegen unzugänglich, unabhängig von bereits vergebenen Zugriffsrechten! Bitte achten Sie darauf, dass in Ihrer Ablage keine Dokumente verwaisen – Ihre Kollegen werden es Ihnen danken.
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